Face aux problèmes présentés par les feuilles adhésives (notamment le jaunissement dû à l’acidité de la colle) les délibérations, arrêtés, décisions du maire… doivent désormais être rédigés sur du papier permanent de 80g à 100g norme ISO 9706 afin d’être reliés.
L’écriture et l’impression des textes doivent se faire avec une encre stable et neutre (non acide). Elle doit correspondre aux critères de la norme ISO 11798. Il est recommandé d’utiliser une imprimante laser noir et blanc
Les registres doivent être cotés et paraphés, à l’angle supérieur droit du recto, par le Maire ou le Président de l’établissement public, au moment de leur mise en service. Un agent communal peut recevoir délégation pour le faire également. Les reliures ne devront pas excéder 300 feuilles.
Avant la reliure, il est conseillé de conserver vos documents dans des chemises, des cartons, des pochettes, des parapheurs neutres et non colorés. Le plastique, les agrafes, les perforations et les classeurs à spirales sont déconseillés.
La reliure doit se faire au plus tard en fin d’année ou tous les 5 ans pour les communes de moins de 1 000 habitants. Pour permettre la reliure, une marge d’au moins 25 mm à gauche du recto et à droite du verso est à prévoir afin de ne pas cacher une partie du texte.
